Op deze site wordt veelvuldig gewezen op de - bijna standaard - discussie over de zoekslag. Zie begin dit jaar deze update nog over het kader dat de Raad van State hierover meegaf.

Mondjesmaat duidelijk maken

Ook in een casus waar de rechtbank Den Haag een uitspraak over doet, staat dit thema centraal. Pas na bezwaar maakt de gemeente iets duidelijker op welke wijze de zoekslag is vormgegeven. Dit wordt nog verder toegelicht in een verweerschrift en ter zitting. Duidelijk wordt bij welke afdelingen, bestuurders en in welke bronnen is gezocht. Ook kan worden verklaard waarom uit een bepaalde periode (corona) er geen documenten zijn aangetroffen. 

Overzicht maken van alles niet nodig!

De rechtbank vindt niet nodig dat de gemeente een overzicht maakt van wat er aan documenten is aangetroffen om vervolgens ook nog duidelijk te maken wat er wel of niet onder het verzoek valt. Dit vond de rechtbank Amsterdam eerder wel nodig, appellant wijst ook op dit uitspraak. Die uitspraak schorste de Raad van State bij voorlopige voorziening al (zie deze update).

Voldoende gezocht, maar te laat duidelijk gemaakt 

Dat er niet meer is, is voldoende geloofwaardig gesteld aldus de rechtbank.

Wel merkt de rechtbank op dat in elk geval in de beslissing op bezwaar al voldoende inzichtelijk had moeten worden gemaakt hoe de zoekslag was verricht. Dus is er sprake van een motiveringsgebrek. Dat kan wel worden gepasseerd omdat appellant uiteindelijk voldoende kennis heeft kunnen nemen van de zoekslag en er wat van heeft kunnen vinden.

Opdracht in de primaire fase?

Bestuursorganen doen er dus goed aan in voorkomende gevallen in het primaire besluit al duidelijk te maken:

• welke systemen zijn geraadpleegd,
• welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in die systemen,
• welke specifieke vragen de volgens het bestuursorgaan relevante personen hebben meegekregen en
• welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.

Al kan het natuurlijk zijn dat verzoeker het allemaal wel gelooft en dus dat het geen punt van geschil is of wordt. Dan kan het wel zelf bijhouden en pas later duidelijk maken ook een werkwijze zijn.