Al meermaals is gewezen op het bijna standaard-discussiepunt in Woo-procedures: "Is dit wel alles?". De rechtbank Amsterdam sloeg in deze 'zoekslag-discussie' in zekere zin een beetje door. Na een omvangrijk verzoek, werd gesteld dat onvoldoende zeker was komen te staan dat wel alle documenten waren verzameld en beoordeeld. De Raad van State oordeelt dat de rechtbank te veel vroeg van de minister.

De rechtbank vraagt

De opdracht van de rechtbank luidde aldus:

"Bij de nieuw te verrichten zoekslag dient de minister gemotiveerd uiteen te zetten op welke (delen van) termen dan wel combinaties van termen is gezocht, bij welke afdelingen zoekvragen zijn uitgezet, hoe die zoekvragen luiden, wat het resultaat daarvan is, of naar aanleiding daarvan een nadere zoekslag is verricht, en zo ja, wat deze zoekslag inhoudt. Verder dient de minister aan te geven welke ’records’ naar voren komen bij het gebruik van de gehanteerde zoektermen, met een vermelding waarom de betreffende ‘record’ wel of niet onder het verzoek van Amnesty valt."

Nadien moest de minister ook nog eens zoeken op termen als 'demonstrant' en 'protest'. Heel bijzonder werd vervolgens de opvatting van de rechtbank dat de minister een overzicht van alle afdelingen had moeten geven van waar was gezocht en een toelichting per afdeling waarom daar niet is gezocht. De toelichting dat, behalve het Nationaal Crisis Centrum en de afdeling Analyse, de afdelingen zelf hebben verklaard geen taken of bevoegdheden te hebben waarin protesten of demonstraties een rol kunnen spelen, achtte de rechtbank onvoldoende.

Tussentijdse hint

Op 2 april 2024 (ECLI:NL:RVS:2024:1340) deed de voorzieningenrechter al een uitspraak waaruit men kon opmaken dat er twijfels waren of deze eisen aan de zoekslag bij Woo-verzoeken konden worden gesteld (zie dit bericht).

Kaders voor de zoekslag, rechtbank overvraagt

De Raad van State oordeelt in de uitspraak in hoger beroep (20 november 2024, ECLI:NL:RVS:2024:4776) klip en klaar dat het verzoek bepalend is om aan de hand daarvan te zoeken op de logische plekken en bij de voor de hand liggende onderdelen en personen.

Daaruit - en wat bij de hoorzitting in bezwaar is opgemerkt - volgt dat het verzoeker (Amnesty) te doen is om de werkwijze van de NCTV ten aanzien van demonstraties, individuele deelnemers of organisatoren en internetmonitoring daarvan. Gelet op de juiste uitleg en interpretatie van de reikwijdte van het verzoek door de minister, ziet de Raad van State vervolgens geen aanleiding om te twijfelen aan de zoekslag.

Concreet voor de praktijk is daarbij het volgende relevant: 

• Als niet in de lijn der verwachting ligt dat een bepaalde zoekterm ('demonstrant') meer oplevert, dan is zo'n zoekterm niet vereist.
• De zoekslag kan ook worden beperkt tot de onderdelen van het bestuursorgaan die mogelijkerwijs over documenten beschikken. Gelet daarop is een overzicht van alle afdelingen ook niet nodig.
• De Raad van State maakt ook maar duidelijk dat er geen rechtsregel bestaat die de overheid verplicht tot het geven van een overzicht van documenten die niet binnen de reikwijdte van het informatieverzoek vallen met vermelding van alle aangetroffen individuele documenten. Bij dit aspect vindt de Raad van State kennelijk wel relevant dat het om een groot aantal documenten gaat en de minister ook concreet voorbeelden heeft genoemd van soorten documenten die dan naar boven zouden komen en aangegeven per documentsoort waarom de documenten buiten de reikwijdte van het verzoek vallen. Een dergelijke toelichting kan dus wel zijn vereist.

Al openbaar, geen verplichtingen?

Bijzonder is dat de Raad van State oordeelt dat de rechtbank ten onrechte de opdracht heeft gegeven om duidelijk te maken wat was gevonden, maar al openbaar bleek te zijn. Hoewel de Woo niet van toepassing is op openbare informatie (zoals de Raad van State terecht opmerkt) kennen we met de Woo wel de verplichting om verzoeker te wijzen op al openbare informatie (artikel 4.5, lid 2, van de Woo). Is dat dan toch - terecht (want de Woo ziet op niet-openbare informatie) - een dode letter?

Overigens is dit onderdeel van de uitspraak wel bijzonder. Eerder oordeelde de Raad van State nog dat er een verplichting voor de overheid zou zijn om ook openbare informatie te verstrekken (zie uitspraak van 20 juli 2022, ECLI:NL:RVS:2022:2055). Een oordeel zonder enige verwijzing overigens naar de grondslag van een dergelijke verplichting.