Over de zoekslag gaat het met grote regelmaat: is wel alles gevonden door het bestuursorgaan gelet op het verzoek? Eric Burger schreef recent nog over wat er allemaal al aan technische mogelijkheden beschikbaar is in dit kader (zie dit bericht). De Rechtbank Rotterdam (26 september 2024, ECLI:NL:RBROT:2024:13653) deed recent een uitspraak waarbij de rol van de selectielijst aan bod kwam.
Het verzoek
Verzocht werd om openbaarmaking van alle voorgaande Wob-besluiten van het bestuursorgaan alsmede van de bijbehorende Wob-verzoeken (met uitzondering van zijn eigen Woo-verzoeken) en eventuele beslissingen op bezwaar en uitspraken in beroep. Verzocht werd ook om duidelijk te maken op welke website het bestuursorgaan een en ander bekend zou maken.
Hiermee hoopte verzoeker kennelijk het bestuursorgaan (deels en nog meer) al vooruit te laten lopen op 1 juli 2025, als de Woo-besluitvorming al openbaar gemaakt moet worden op grond van artikel 3.3 Woo.
De kracht van de selectielijst
Het bestuursorgaan erkent dat de openbaar gemaakte dossiers niet compleet zijn. Ter duiding van het waarom, wordt gewezen op de selectielijsten. Daaruit zou volgen dat Woo-verzoeken in beginsel na drie jaar dienden te worden vernietigd.
De rechtbank meent dat het bestuursorgaan dan in elk geval wel over Wob- en Woo-verzoeken en de besluiten daarop uit de periode 12 april 2018 tot 20 december 2022 (daar werd om gevraagd) informatie zou moeten hebben.
Nu het bestuursorgaan ook heeft erkend dat niet alle documenten uit die periode die onder het verzoek vallen, zijn overgelegd meent de rechtbank – mede gelet op de beschreven zoekslag – dat het aannemelijk is dat het bestuursorgaan meer documenten onder zich heeft of dat het meer zou kunnen doen om dat wat er had behoren te berusten zou achterhalen (in lijn met artikel 4.2, eerste lid, Woo). Daar is geen inspanning op geleverd. Dus is het besluit gebrekkig.
Dat de rechtbank wel expliciet wijst op de selectielijst (die uitgaat van een bewaartermijn van drie jaar) zoda er dan dus meer informatie zou moeten zijn, laat zien dat wel waarde wordt gehecht aan de selectielijst als argument om te duiden of documenten er wel of niet zijn.
Maar pas op, dit gaat niet altijd op als sluitend argument. Ondanks de eventuele werking van de Archiefwet wil de rechter soms ook overtuigd worden door de feitelijke zoektocht van het bestuursorgaan (zie daarover deze update).
Persoonlijke levenssfeer en tijdsverloop
Een ander aspect van de uitspraak, waard om kort te benoemen: de tijd heeft ogenschijnlijk niet snel vat op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Na een redelijk standaard beoordeling van het inroepen van deze uitzonderingsgrond (artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder e, Woo) meent de rechtbank dat artikel 5.3 Woo (informatie ouder dan vijf jaar vraagt om een extra motivering gelet op dit tijdsaspect) niet maakt dat de bescherming niet meer nodig is.