Dit keer een uitspraak over de zoekslag waarbij degene wiens werkomgeving is onderzocht, stelt dat dit onrechtmatig is geweest (Rechtbank Limburg 19 september 2022, ECLI:NL:RBLIM:2022:7087). Het gaat over de oud burgemeester wiens werkomgeving is onderzocht teneinde een Woo-verzoek goed te kunnen afhandelen. Eerder in 2022 oordeelde de voorzieningenrechter al over deze kwestie (zie Rechtbank Limburg 19 september 2022, ECLI:NL:RBLIM:2022:7087 en dit blog over die kwestie).

Procesbelang

Voordat de zoekslag discussie losbarst stelt het college eerst nog dat geen sprake zou zijn van enig procesbelang. De oud burgemeester heeft de stukken al ingebracht in een andere procedure zodat ze ook bekend zijn bij de betrokken derde (journalist). Dat doet er niet toe aldus de rechtbank terecht. De informatie is immers nog niet openbaar voor een ieder. Dus is er wel dergelijk sprake van enig procesbelang.

Doorzoeking werkomgeving, inbeslagname documenten en bevoegdheid college om op het verzoek te beslissen

Over de stelling dat sprake is van een onzorgvuldige besluitvorming, nu het college - zonder toestemming - de digitale werkomgeving in beslag heeft genomen en heeft (laten) doorzoeken, is de voorzieningenrechter ook nu – net als in 2022 - helder. De Woo beoogt een transparante en actief openbaar makende overheid. Met dit doel kan het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter worden gediend. De Woo bevat daarom een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en schrijft maatregelen voor om digitale documenten duurzaam toegankelijk te maken.

Om dit te realiseren is de in artikel 3 van de Archiefwet 1995 neergelegde zorgverplichting in artikel 2.4, eerste lid, van de Woo overgenomen. In dat artikel is bepaald dat een bestuursorgaan er zorg voor draagt dat de documenten die het ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Om een goede uitvoering te kunnen geven aan de Woo is het dus van belang dat documenten op een deugdelijke wijze bewaard worden en toegankelijk zijn en daarvoor is van belang dat een bestuursorgaan de digitale informatiehuishouding op orde heeft. Dat geldt voor een burgemeester als eenhoofdig bestuursorgaan en ook voor een college, waarvan de burgemeester deel uitmaakt.

Onder wie berust het?

Het afhandelen van een Woo-verzoek is aan te merken als een bestuurlijke aangelegenheid die mede valt onder de bestuurlijke taak van het college. Alleen al op grond daarvan is het college bevoegd om op dit verzoek te beslissen. Ook indien de zich onder het college feitelijk bevindende documenten tot de exclusieve bevoegdheid van de burgemeester behoren en de burgemeester derhalve (gedeeltelijk of alleen) bevoegd was om te beslissen op het informatieverzoek en niet het college leidt dit, in dit geval, niet tot het oordeel dat deze documenten niet bij het college berusten in de zin van de Woo.

De rechter acht het college bevoegd om ook te beslissen over stukken die misschien tot de burgemeester behoren. Dit zou dan volgt uit artikel 160 van de Gemeentewet waaruit volgt dat het college belast is met het dagelijks bestuur van de gemeente, zodat geen sprake is van een situatie op grond waarvan moet worden geconcludeerd dat deze documenten per toeval of per vergissing bij het college berusten.

Dat is een ruime opvatting zodat het college wel aangaande heel veel informatie bevoegd wordt te beslissen op Woo-verzoeken!

Onderzoeksplicht bovendien!

Sowieso moet het college kunnen zoeken in de omgeving van de burgemeester om te onderzoeken of de gevraagde informatie onder het college berust of zou moeten berusten en vervolgens te beslissen op dat verzoek. Dat er nog geen (intern) beleid/protocol is bij de gemeente over de wijze waarop gegevens worden verzameld en vastgelegd die binnen de gemeente worden verwerkt in het kader van de Woo, waarbij rekening is gehouden met de bijzondere positie van een burgemeester en de daarbij behorende waarborgen of dat de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in een brief aan het Nederlands Genootschap van 18 juli 2022 haar zorgen uit over het doorzoeken van de email-account en de werktelefoon van de burgemeester zonder zijn toestemming, kan - wat daar ook van zij - niet leiden tot het oordeel dat openbaarmaking van de gevraagde informatie daardoor onrechtmatig is.

Zorgvuldigheid staat voorop

De besluitvorming is juist zorgvuldig aldus de voorzieningenrechter. Op 29 januari 2020 is de digitale werkomgeving van eiser, destijds de burgemeester, veiliggesteld in het kader van een integriteitsonderzoek. Dit is een tweede maal gebeurd op 20 april 2020, maar toen is geen aanvullende informatie gevonden. De back-up is gemaakt, opgeslagen op een externe harde schijf en verzegeld en opgeslagen in een kluis bij de gemeente. Daarna is de harde schijf opgeslagen op het kantoor van de gemachtigde van het college en bewaard ten behoeve van het onderzoek.

Het onderzoek is verder voorafgegaan door een Data Privacy Impact Assessment (DPIA). Daarin is door de Privacyfunctionaris van de gemeente Weert vooraf bepaald wat de reikwijdte van het onderzoek zou zijn en hoe de gevolgen voor de privacy van eiser zo beperkt mogelijk konden worden gehouden.

Het onderzoek heeft vervolgens plaatsgevonden door een advocaat met een geheimhoudingsverplichting. De advocaat heeft de instructie gekregen slechts te zoeken op bepaalde termen en om louter de binnen de reikwijdte van het informatieverzoek vallende documenten met de gemeente te delen. Het betrof in totaal 3.274 documenten, waarvan 940 documenten buiten de reikwijdte van het verzoek vielen. Van de resterende 2.334 documenten, betroffen 1.229 documenten doublures waardoor er uiteindelijk 1.105 documenten overbleven. De gemeente heeft dus feitelijk enkel de documenten die onder de reikwijdte van het informatieverzoek vallen kunnen zien. Deze documenten heeft eiser ook gezien.

Gelet op de zorgvuldigheid die is betracht bij het verzamelen en het verwerken van de gegevens voor het informatieverzoek, bestaat er naar het oordeel van de voorzieningenrechter geen aanleiding voor de conclusie dat eiser hierdoor in zijn privacy zou zijn geschaad. Dat er volgens eiser een continue vrees bestaat dat het college blijvend zijn gegevens zal doorzoeken voor toekomstige Woo-verzoeken, laat onverlet dat het college bevoegd is om op het Woo-verzoek te beslissen met inachtneming van de waarborgen zoals deze neergelegd in de Woo en de AVG.

Kortom

De zoekslag vraag veel en geeft veel verantwoordelijkheid (die dan ook gepakt kan en moet worden). Dat vraagt wel de nodige zorgvuldigheid, maar betrokkenen dienen veel te accepteren.