Allereerst, waarom actieve openbaarmaking?

Transparantie is geen doel op zich, maar een middel om vertrouwen te versterken, de democratie te ondersteunen en publieke verantwoording mogelijk te maken. De Wet open overheid (Woo) maakt hierin een duidelijke keuze: overheidsinformatie moet actief worden gedeeld, tenzij er een goede reden is om dat niet te doen. Dit vraagt om meer dan alleen technische aanpassingen, het betekent een cultuurverandering binnen de organisatie.

Een goed voorbeeld hiervan is de gemeente Amsterdam die op 15 mei ’25 de transparantieprijs heeft gewonnen. Via het programma ‘Openbaarheid en Informatiehuishouding op orde’ werkt Amsterdam stapsgewijs aan actieve openbaarmaking. Alleen informatie publiceren is niet genoeg. Amsterdam zorgt op een laagdrempelige manier dat burgers hulp en uitleg krijgen bij hun vragen om informatie. Dit laat zien dat transparantie niet alleen een juridische verplichting is, maar ook een strategische en organisatorische keuze.

Wendbaar implementeren 
De implementatieaanpak die wij hanteren is wendbaar, wat betekent dat we kort-cyclisch werken en continu bijsturen op basis van wat we leren. Ontwerpen, uitvoeren, leren en verbeteren lopen deels parallel. Zo zorgen we ervoor dat het niet blijft bij plannen maken, maar dat we ook daadwerkelijk snel waarde leveren.

De Woo is nog volop in ontwikkeling. Zie recent nog maar weer een datalek waardoor actief openbaar moeten maken misschien weer enige vertraging oploopt (zie dit bericht). Het zijn van een transparante overheid vergt tijd en aandacht. En vraagt om aanpassingen in gedrag, werkprocessen en informatiesystemen. Daarom is het essentieel om wendbaar te blijven en effectief in te spelen op nieuwe uitdagingen en veranderende omstandigheden.

Fundament leggen
Het begint bij richting, draagvlak en randvoorwaarden. Wat is de ambitie van de organisatie? Wat vraagt de Woo concreet van ons, en wat betekent dat voor onze processen, systemen en mensen? We maken een impactanalyse, betrekken de juiste mensen en zorgen dat actieve openbaarmaking bestuurlijke prioriteit krijgt.

Bij de impactanalyse draait het om een duidelijke categorisatie van informatie, inzicht in de huidige openbaarmakingsprocessen en een grondige analyse van de organisatorische impact, zodat de juiste maatregelen genomen kunnen worden voor een effectieve en transparante informatievoorziening. Voor de impactanalyse voeren we onder andere gesprekken met informatie-eigenaren. Hiervoor hebben we een beproefd format ontwikkeld.

Bij het bepalen van de bestuurlijke ambitie draait het om het ontwikkelen van een visie, strategiedocument en beleidsregels voor actieve openbaarmaking. Dit is essentieel om invulling te geven aan de inspanningsverplichting: kiest de organisatie voor een 'open tenzij'-benadering of volgt zij de nieuwe landelijke beleidslijn 'betekenisvolle openbaarmaking'? Om de bestuurlijke ambitie scherp te stellen, houden we interviews op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Daarbij biedt de kaartenset actieve openbaarmaking van het Leerhuis Informatiehuishouding waardevolle inspiratie voor gerichte vragen en stellingen.

Ontwerp en eerste uitvoering
Vervolgens gaan we aan de slag met het ontwerpen van processen voor actieve openbaarmaking en de ontwikkeling van een publicatieplatform dat gekoppeld is aan de Woo-index. En voor succes is een open cultuur belangrijk. Dit is de fase waarin we starten met concrete pilots. We kiezen een aantal afdelingen en informatiecategorieen om ervaring op te doen.

Best veel informatie wordt al gepubliceerd, maar vaak ontbreekt een gestroomlijnd werkproces dat voldoet aan de vereisten van de Woo. Daarom ontwerpen we een proces van creatie, ‘open by design’ tot publicatie, dat aansluit bij de organisatie en bestaande werkwijzen. Waar wordt het eigenaarschap voor actieve openbaarmaking belegd? Komt er een centraal publicatieteam of organiseren we het decentaal bij de afdelingen? Hoe gaan we actieve openbaarheid monitoren?

Voor het ontsluiten van informatie wordt het publicatiesysteem zo veel als mogelijk gekoppeld aan bronsystemen en laksoftware voor een eenvoudige en moderne ontsluiting van informatie. Alle gegevens worden overzichtelijk gepresenteerd op een centrale plek, voorzien van een geavanceerde zoekfunctie voor optimale toegankelijkheid van documenten en metadata. Voor een soepele implementatie en effectief beheer werken we nauw samen met IT.

Een betrokken en goed geïnformeerde organisatie vereist dat medewerkers volledig bekend zijn met de nieuwe werkwijzen en systemen. Om dit te realiseren, ontwikkelen we een doelgerichte communicatiestrategie en werken we nauw samen met de communicatieadviseur voor optimale implementatie en draagvlak.

Het werken met een multidisciplinair team is essentieel voor een succesvolle aanpak. Door het onderwerp te benaderen vanuit diverse perspectieven – zoals techniek, juridisch, organisatieverandering, voorlichting, training, projectmanagement en informatiebeheer – ontstaat een goed afgestemde werkwijze.

Opschaling en implementatie
Wat werkt, schalen we op. Wat niet werkt, verbeteren we. We voeren de nieuwe processen stapsgewijs in voor de verschillende informatiecategorieën, in lijn met de fasering van de Woo. Opleiding en begeleiding van medewerkers staan centraal: zij maken het verschil in de uitvoering.

Borging en doorontwikkeling
Uiteindelijk willen we een blijvend projectresultaat, een structurele verbetering. Daarom sluiten we af met een borgingsfase: heldere rollen, verankering in beleid en blijvende monitoring. Transparantie is geen eenmalige actie, maar een manier van werken.

Geen blauwdruk, wel houvast
Elke organisatie is anders, en dat betekent dat de precieze invulling van deze aanpak zal verschillen. Maar de kern blijft hetzelfde: werk planmatig én wendbaar, betrek medewerkers vanaf het begin, en begin gewoon. Actieve openbaarmaking is complex, maar absoluut haalbaar, als je het samen doet.

Wil je hier meer over weten of ervaringen uitwisselen? Sluit aan op ons forum of volg onze training Actieve openbaarmaking.