De Woo-inspanningsverplichting: van vage plicht naar gedragen ambitie in zes stappen

Het uitstellen van een duidelijke ambitie hierover is een veelvoorkomende valkuil die leidt tot ruis, onduidelijkheid en afnemend draagvlak. Hoe kun jij de regie pakken en concrete, gedragen keuzes maken voor actieve openbaarmaking, waardoor je de vage plicht omzet in een heldere, interne norm?

Gedacht kan worden aan zes cruciale stappen: 

1. Het belang van een duidelijke ambitie.
2. De kern van de Inspanningsverplichting.
3. De dialoog als fundament: gesprekken met de organisatie.
4. Het formuleren van uitgangspunten en keuzes.
5. Het Afwegingskader: het Publiekewaardemodel.
6. De afronding: het strategiedocument schrijven en publiceren.

1. Waarom een ambitie?

Een duidelijke ambitie is essentieel. Het geeft richting, urgentie en verantwoordelijkheid aan de wijze waarop jouw organisatie omgaat met transparantie en verantwoording. Omdat de inspanningsverplichting ruimte laat voor interpretatie over wat ‘evenredig’ en ‘redelijk’ is, móet de organisatie een eigen koers bepalen.

Kortom: Zonder gedeelde ambitie ontbreekt het fundament voor structureel succes.

2. Wat houdt de Inspanningsverplichting in?

De Woo bepaalt in artikel 3.1 dat bestuursorganen – aanvullend op de tien verplichte informatiecategorieën – informatie over beleid actief openbaar maken als:

• Dit met een evenredige inspanning haalbaar is;
• Én het een redelijk belang dient.

De interpretatie van ‘evenredig’ en ‘redelijk’ ligt bij de organisatie zelf. Dit maakt het opstellen van een heldere interne norm cruciaal.

3. Het fundament: Gesprekken met de organisatie

Om de ambitie te laten aansluiten op de dagelijkse praktijk, is dialoog onmisbaar. Interviews met bestuurders, de ambtelijke top, leidinggevenden en medewerkers leveren waardevolle input op:

• Inzicht in wat als haalbaar en wenselijk wordt gezien.
• Een integrale blik op open overheid in relatie tot kerntaken.
• Draagvlak voor toekomstige keuzes en prioriteiten.
• Het opbouwen van kennis over de Woo.

Tijdens deze gesprekken kunnen de voor- en nadelen van verschillende scenario’s worden verkend: van een stapsgewijze aanpak (starten met één topdossier) tot een ‘ actief openbaar, tenzij’ -uitgangspunt (alles actief openbaar, tenzij het niet mag of kan).

4. Keuzes maken: Uitgangspunten voor de ambitie

Met de inzichten uit de gesprekken kan de organisatie duidelijke uitgangspunten formuleren die passen bij de eigen ambitie. Denk hierbij aan fundamentele keuzes:

• Reikwijdte: Volgen we de wet en richten we ons op actieve openbaarmaking van documenten die vanaf nu worden opgesteld? Of nemen we ook oude dossiers mee? 
• Documenttype: Delen we alleen vastgestelde documenten, of ook concepten, mails en chats?
• Implementatie: Wat betekent 'Open by design' concreet in de praktijk? Welke concrete werkafspraken moeten gemaakt worden en wat vraagt dit van onze systemen?
• Platform: Is de corporate website geschikt, of is een nieuw platform nodig voor publicatie?

5. Het afwegingskader: Het publieke waarde model

Om te bepalen welke informatie betekenisvol is en of openbaarmaking haalbaar is met een evenredige inspanning, kun je het Publieke waarde model van Mark Moore gebruiken. Dit model sluit aan bij de Woo en de landelijke aanpak van BZK. Het bestaat uit drie componenten:

1. Publieke waarde: Wat vindt de samenleving belangrijk? Toets van buiten naar binnen door het analyseren van Woo-verzoeken, veelgestelde vragen, klachten en websitebezoek.
   • Voorbeeld: Burgers zoeken beleid over hun leefsituatie; journalisten willen achterliggende data.
2. Operationeel vermogen: Staan de kosten van openbaarmaking in verhouding tot het effect? Zorg dat dit structureel onderdeel is van de planning- en controlcyclus.
3. Legitimiteit: Wettelijke kaders en draagvlak. Dit gaat om het beschermen van gevoelige gegevens, het waarborgen van veiligheid, en het respecteren van de ambtelijke vrije ruimte.

6. Het strategiedocument schrijven

Nu is het moment om alle inzichten te bundelen. Schrijf een strategiedocument dat inhoudelijk sterk is en qua vormgeving uitnodigt tot lezen en delen. Laat het officieel vaststellen binnen de organisatie en, cruciaal, publiceer het actief.

Door het strategiedocument openbaar te maken, weten burgers en journalisten precies wat ze op het gebied van open overheid van de organisatie kunnen verwachten. Zo maak je de ambitie zichtbaar, toetsbaar én navolgbaar. Want openheid is geen juridische formaliteit, maar een houding.