De Wet open overheid (Woo) moet leiden tot een cultuuromslag naar open werken. Door actieve openbaarmaking te organiseren als een eenvoudig, herhaalbaar en goed ingericht proces, wordt openheid een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijkse werk. Heldere communicatiedoelen vormen het vertrekpunt: wat moeten collega’s weten, wat willen we dat zij voelen, en welk concreet gedrag (uitgewerkt in drie tot vijf doelgedragingen) wil je stimuleren?
De cruciale vraag is: Hoe ga je van 'moeten' naar een gezamenlijke missie, door draagvlak te creëren en de mindset van reactief naar proactief om te buigen? De grootste hobbel in de Woo zit niet in de juridische teksten of de software. Het gaat vooral om ons gedrag. Zonder een duidelijke cultuuromslag, met helder gewenst gedrag, blijft actieve openbaarmaking kwetsbaar.
Actieve openbaarmaking voelt voor veel organisaties nog abstract: een complexe wet met talloze categorieën, uitzonderingen en werkdefinities die vragen oproepen, en een proces dat al snel onoverzichtelijk wordt. Zie het als een openbaarmakingsfabriek. Net als in een fabriek loopt er een productielijn: logisch ingericht, met duidelijke stappen, rollen, kwaliteitscontroles en een eindproduct dat op tijd wordt geleverd. Zo werkt actieve openbaarmaking óók. Het is geen losse taak die je “erbij” doet, maar een vast onderdeel van het werk, ingebed in bestaande processen en ondersteund door heldere verantwoordelijkheden, handige tools en werkafspraken. De uitdaging, en de winst, zit in het vertalen van een complex juridisch kader naar een werkbare praktijk: doen in plaats van blijven steken in concepten of onduidelijkheden in de wet.
Wanneer weten we dat de Woo duurzaam landt? Het is belangrijk dat medewerkers precies weten:
- Wat er van ze verwacht wordt.
- Waarom dat zo belangrijk is (de publieke waarde).
- Hóe ze dat in hun dagelijkse werk toepassen.
Dit vraagt een mindset-shift. Om te werken aan deze mindshift is het volgende belangrijk:
- In alles zet je het 'waarom' voorop
In alles begin je met de publieke waarde. Door de focus te leggen op voordeel en missie in plaats van plicht en straf, werk je aan het draagvlak.
- Vroegtijdig herkennen
Je kunt collega's leren om 'regisseurs van transparantie' te worden. Dit betekent dat ze publieksrelevante informatie al in een vroeg stadium herkennen en proactief openbaar maken.
- Minder is meer
Maak het behapbaar en simpel. Echt erg belangrijk en zeker uitdagend. Zorg voor voldoende capaciteit en succeservaringen. Je doet actieve openbaarmaking er niet 'even bij'.
De implementatie is geen soloproject
De Woo-projectleider kan als verbinder fungeren die teams, disciplines en belangen bij elkaar brengt. Tijdens de implementatie is het verstandig ruimte te creëen voor dialoog, wederzijds begrip en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat heeft een positief effect: nieuwe samenwerkingen ontstaan rondom actieve openbaarmaking, silo’s worden doorbroken en collega’s ervaren dat het thema niet iets “van juridische zaken” of “van IT” is, maar een gezamenlijke opgave. Die verbindende kracht versnelt niet alleen de implementatie, maar versterkt ook de cultuur die nodig is om de openbaarmakingsfabriek duurzaam te laten draaien.
De blauwdruk: Het proces (De ‘Openbaarmakingsfabriek’)
De Openbaarmakingsfabriek is de metafoor van het NKOO voor dat gestructureerde en herhaalbare werkproces. Het zorgt ervoor dat de ambitie ook uitvoerbaar is.
Zo bouw je de fabriek in 6 stappen:
- Visie & richting: Bepaal de organisatorische ambitie.
- Scope & prioriteit: Welke documenten gaan we als eerst proactief delen?
- Draagvlak: Krijg alle afdelingen aan boord.
- Procesinrichting: Ontwikkel het gestroomlijnde werkproces én waarin duidelijke werkafspraken over rollen en verantwoordelijkheden een centrale plek krijgen.
- Techniek: Zorg voor een solide digitale fundering.
- Borgen & evalueren: Borgen en continue verbeteren.
Deze stappen volgen elkaar niet precies op. Het is een continu proces wat doorlopen wordt. Actieve openbaarmaking is een flink traject dat een culturele verandering én een slim, eenvoudig proces vereist. De metafoor ‘openbaarmakingsfabriek’ zorgt ervoor dat je dit traject daadwerkelijk kunt voltooien.
Meer weten over deze fabriek en hoe deze te gebruiken in het dagelijks werk?
Contact Annemieke Sindorf via ons platform of sluit aan bij de training Actieve openbaarmaking.