Op dinsdag 19 mei kwamen tientallen Woo-professionals uit het hele land samen in Utrecht, bij La Vie. Voor een dag vol gesprek, reflectie en herkenning. Het thema van deze editie van de NKOO live-dag was: De mens achter de Woo. Open overheid tussen systeem en samenleving. En dat thema deed wat een goed thema hoort te doen: het raakte.
Meer dan een wet
De Wet open overheid wordt vaak besproken in termen van termijnen, uitzonderingsgronden en informatiecategorieën. Logisch, want dat is het dagelijkse werk van veel Woo-contactpersonen en -professionals. Maar achter die wet zit iets groters. Iets dat niet in een wetsartikel staat, maar wel voelbaar is in elke mailwisseling met een verzoeker, in elk intern gesprek over wat wel of niet openbaar kan, in elke keer dat je als ambtenaar moet bepalen hoe open je eigenlijk wilt zijn.
De Woo gaat over de relatie tussen overheid en samenleving. Over vertrouwen. Over de vraag: kunnen burgers hun overheid controleren en vertrouwen? Die vraag stond deze dag centraal.
Een bewuste aanpak
De hosts van de dag Danny de Jong, Woo-coordinator Gemeente Hoorn en Community manager van het NKOO, Anke van der Sluis, kozen bewust voor een opzet waarin niet de wet, maar de mens centraal stond. Geen colleges over juridische kaders, maar ruimte voor gesprek, reflectie en herkenning. Wat betekent open overheid in jóuw dagelijkse werk? Waar schuurt het? Waar werkt het? En wat kun jij morgen anders doen? Vragen die voorbij kwamen en besproken werden met elkaar.
De sprekers
Cornelis van der Sluis opende de dag met een reflectie op de vraag waarom de Woo eigenlijk bestaat. Niet als juridische exercitie, maar als democratisch instrument. Transparantie is geen luxe het is een voorwaarde voor een goed functionerende democratie. En dat vraagt van publieke organisaties meer dan naleving: het vraagt om een cultuur waarin openheid vanzelfsprekend is.
Ellen Oltmann, directeur strategie en onderzoek bij de Nationale ombudsman, bracht het burgerperspectief in. En dat perspectief was confronterend op een goede manier. Ellen deelt dagelijks verhalen van burgers die vastlopen in hun contact met de overheid. Burgers die zich niet gehoord voelen, verdwalen in systemen of het vertrouwen in de overheid zijn kwijtgeraakt. Haar boodschap was helder: openheid helpt alleen als het ook echt voelbaar is voor de burger. Een gepubliceerd document is nog geen verbinding.
Selma Speksnijder verschoof in haar bijdrage de focus naar de professional zelf. Want wat gebeurt er eigenlijk als je een Woo-verzoek binnenkrijgt met een scherpe of wantrouwende toon? Welke aannames maak je? En hoe beïnvloeden die je reactie? Aan de hand van herkenbare situaties verkennen we samen hoe je door de toon heen de onderliggende informatiebehoefte kunt zien. Het ijsbergmodel als leidraad: wat zichtbaar is, is zelden het hele verhaal.
In het middagprogramma namen Cornelis en Annemieke Sindorf de deelnemers mee in de wereld van actief openbaar maken. Want de stap van reageren op verzoeken naar proactief delen is niet alleen een technische of juridische kwestie het is een cultuurverandering. Hoe zet je die stap? Wat vraagt het van je organisatie? En hoe gebruik je de patronen in je Woo-verzoeken als kompas voor wat je actief zou kunnen publiceren?
De Openbaarmakingsfabriek
Een van de hoogtepunten van de middag was de Openbaarmakingsfabriek: een praktische groepsoefening waarbij deelnemers zelf aan de slag gingen met actieve openbaarmaking. Elke groep trok drie kaarten: een documentkaart, een risicokaart en een ambitiekaart, en formuleerde op basis daarvan een openbaarmakingsadvies. Wie betrek je erbij? Hoe weeg je risico's af tegen ambities? En wanneer publiceer je? De oefening maakte tastbaar wat in theorie soms abstract blijft: actief openbaar maken vraagt om keuzes, en die keuzes zijn mensenwerk.
Vier perspectieven, één rode draad
In het middagprogramma gingen deelnemers in kleine groepen in gesprek over hun eigen ervaringen, elk vanuit een ander perspectief. Het wetgeversperspectief, het burgerperspectief, het Woo-professionalperspectief en het organisatieperspectief. Vier verschillende invalshoeken maar de uitkomst was opvallend eensgezind.
Open overheid is uiteindelijk mensenwerk.
Vanuit het wetgeversperspectief: de Woo is geen doel op zich, maar een middel om vertrouwen te vergroten en democratische controle mogelijk te maken. Dat vraagt informatie op orde, kennis van de wet én een open houding vanuit vertrouwen, niet vanuit angst of controle.
Vanuit het burgerperspectief: verbinding ontstaat als burgers een gelijkwaardige informatiepositie hebben, eerlijk worden behandeld en persoonlijk contact ervaren ook als het lastig is. Verbinding is geen systeemeigenschap, maar een persoonlijke kwaliteit van de Woo-professional.
Vanuit het Woo-professionalperspectief: een Woo-verzoek wordt een moment van verbinding als de professional even pauzeert, de ander écht ziet en mens-tot-mens communiceert niet orgaan tot verzoeker. Dat vraagt zelfkennis, luisteren zonder oordeel en soms ook een persoonlijk nagesprek.
Vanuit het organisatieperspectief: veel Woo-verzoeken zijn signalen. Herken de klacht die erachter zit en leer daarvan als organisatie. Actief publiceren over populaire thema's voorkomt verzoeken én vergroot vertrouwen. Wat daarvoor nodig is: goodwill, samenwerking intern, en Woo-profs die elkaar weten te vinden.
De gedeelde kern
Na een dag vol gesprekken, oefeningen en reflectie formuleerden de hosts de gedeelde kern:
Open overheid werkt verbindend als professionals kiezen voor contact boven procedure, voor vertrouwen boven controle en voor proactief delen boven reageren.
Een zin die makkelijk klinkt, maar in de praktijk van alledag moed vraagt. Moed om een lastig gesprek aan te gaan, om informatie te delen ook als dat ongemakkelijk voelt en om de klacht achter het verzoek te zien en er iets mee te doen.
Wat nu?
De inzichten van de dag verdwijnen niet na afloop in een la. Ze zijn de basis voor wat er morgen anders kan in jouw organisatie, in jouw manier van werken.
Drie concrete stappen die je direct kunt zetten:
Kijk achter het verzoek. Behandel het volgende Woo-verzoek niet alleen als een juridische taak, maar stel jezelf de vraag: wat is de echte informatiebehoefte hier? En wat zegt dit verzoek over wat je proactief zou kunnen delen?
Start een gesprek in je organisatie. Open overheid begint niet bij de wet, maar bij de cultuur. Bespreek met je team of leidinggevende: wat maakt openheid bij ons soms lastig? En wat zou er veranderen als we meer vanuit vertrouwen werken?
Zet één stap richting actief. Kies één thema of documentsoort waarbij je weet: dit leidt regelmatig tot verzoeken. Onderzoek of je dit actief kunt publiceren en wie je daarvoor nodig hebt. Oefenen met actieve openbaarmaking? Daar kan Annemieke je mee helpen met de Openbaarmakingsfabriek.
De volgende NKOO live-dag staat alweer in de planning op 12 november. Je kunt nu al een plaats voor deze dag reserveren.