Beleidsregel tot bewaren chatberichten

Vorige week was er veel te doen over het bewaren en op verzoek zo nodig openbaar maken van chatberichten. Het Adviescollege kwam met een advies en op BNR ging het over ‘automatisch verwijderen’. Het leidde tot vragen als: “Ben ik nu ook een sleutelfunctionaris waar het Adviescollege over spreekt?” “Hoe gaan we het dan praktisch vormgeven?” “Wat moet juridisch nog gebeuren?”.

Wat minder in de spotlight, maar meer praktisch nuttig wellicht, is een vorige week ook bekend gemaakte Beleidsregel tot het bewaren van chatberichten van de gemeente Elburg. Deze beleidsregel werd 20 december jl. vastgesteld en verscheen een maand later (20 januari dus) in het Gemeenteblad.

Heel goed om intern heldere afspraken te maken om ook – zo is ook te lezen in de beleidsregel – bij de rechter gesteld te staan als ter discussie staat of apps er wel of niet (zouden moeten) zijn (zie bijvoorbeeld deze uitspraak). In lijn met de eerdere whitepaper met bijbehorende protocollen wordt een keuze gemaakt. Door Elburg geen keuze naar ‘locatie’ (werk- en/of privételefoon), maar soort ‘Berichtenapps’. Anders dan het Adviescollege wordt een en ander niet beperkt tot ‘sleutelfunctionarissen’, of misschien dat dit de genoemde ‘dossierhouder’ is.

Een andere keuze die men maakt, is dat het moet gaan om berichten die betrekking hebben op ‘bestuurlijke besluitvorming’. Dat begrip wordt – in combinatie met het woord ‘formele’ – gebruikt bij het wat bijzondere derde lid van artikel 5.2. Heel erg duidelijk omschreven (in de toelichting bij de wet) wordt het niet. Elburg had misschien beter aan kunnen sluiten bij het begrip ‘publieke informatie’. Dit wordt ingevuld door het in de definitiebepaling van het woord ‘document’ gehanteerde verband houden met ‘de publieke taak’ (artikel 2.1). En dat is weer net zo veel als de ‘bestuurlijke aangelegenheid’ die we kennen van de Wob (artikel 1). Zie over het gestuntel met deze termen onder de Woo dit blog.