De zoekslag naar documenten; gezamenlijke verantwoordelijkheid bestuursorgaan en verzoeker

Hoewel het kader waaraan de zoekslag moet voldoen steeds duidelijker wordt (zie dit bericht bijvoorbeeld), is de discussie in menig geschil nog aan de orde. Zo ook in het geschil waar deze uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland over gaat. Het laat mooi zien dat beide partijen – bestuursorgaan én verzoeker – een verantwoordelijkheid hebben in dit verband.

Zoeken in de primaire fase en in bezwaar

De vraag naar de hoeveelheid documenten begint bij de mededeling in het besluit van het bestuursorgaan: “dit is alles”. De geloofwaardigheid van die mededeling wordt onderstreept door een uiteenzetting – in het besluit of desgevraagd – naar de wijze van zoeken. Als daar geen evidente fouten in lijken te zijn geslopen, dan wordt de mededeling “dit is alles” geloofwaardig geacht.

In de zoektocht naar de fouten in de zoekslag ligt een zekere verantwoordelijkheid bij de verzoeker. Die moet wel meehelpen in het verduidelijken van zijn verzoek én – zo kan de uitspraak van de rechtbank worden gelezen – ook wel later in de procedure.

OCenW had namelijk met een informatiespecialist met concrete zoektermen gezocht. De documenten zijn vervolgens beoordeeld op relevantie door de Woo-jurist. In overleg wilde de minister vervolgens hulp bij de zoekslag, door te vernemen met wie de verzoeker dan contact zou hebben gehad. Zodoende konden ook diegenen – het verzoek betrof vooral ook contactmomenten tussen verzoeker en mensen van het ministerie – konden worden bevraagd of kon aldaar concreter worden gezocht. Van die mogelijkheid tot verduidelijken maakte verzoeker geen gebruik in de bezwaarfase. De beslissing op bezwaar is in zoverre dus juist, met de kennis van toen, aldus de rechtbank.

Pas in actie in beroep

Verzoeker komt pas in beroep met enkele documenten waaruit blijkt dat er meer had moeten worden gevonden. Daar kon de minister niet van weten tijdens het nemen van de beslissing op bezwaar, zodat ook in zoverre niet sprake is van een onrechtmatig besluit. Wel wordt daarmee duidelijk dat de zoekslag toch niet compleet was. En dus moet de minister – mede aan de hand van de nu aangeleverde informatie – verder zoeken.

Dat verzoeker pas in beroep komt met de ‘bewijsmaterialen’ brengt de rechtbank ertoe om de minister niet te dwingen de proceskosten te vergoeden en ook niet het griffierecht. Daarmee onderstreept de rechtbank de wederzijdse verantwoordelijkheid om te komen tot een goed (en redelijk) verzoek én een goed besluit, gebaseerd op een goede zoekslag. It takes two, to tango!