Raad van State 4 augustus 2021; Documenten berusten onder de adviseur en achterliggende informatie bij emailadressen

Documenten die berusten onder het bestuursorgaan zijn onderwerp van een Wob-verzoek. Soms kan het ook gaan om documenten die berusten bij een instelling, dienst of bedrijf die onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzaam is (zo volgt uit artikel 3 van de Wob en straks artikel 4.1 van de Woo).

“Berusten bij”

In een uitspraak van de Raad van State van 4 augustus wordt duidelijk dat een Steunpunt dat het college van B&W heeft geadviseerd in de vorm van archeologisch onderzoek geen instelling, dienst of bedrijf is. Het ontbreekt aan betrokkenheid van of zeggenschap over het Steunpunt. Nu het Steunpunt evenwel wel als adviseur van het college heeft opgetreden, is de Raad van State wel van mening dat de documenten bij het Steunpunt ook opgevraagd moeten worden door het college ten behoeve van het Wob-besluit dat zij moet nemen. Het Steunpunt heeft immers feitelijk taken van het college uitgevoerd, als adviseur van het college. De documenten moeten worden geacht ’te berusten onder’ het college. Zie verder over het extern vergaren van documenten ook deze annotatie.

Verzenders en ontvangers van e-mails

Een ander belangrijk punt voor de praktijk is dat in bepaalde gevallen bij het printen van e-mails de extensie vervalt. Gevolg is dat wel de namen van betrokkenen blijven staan, maar niet de organisatie waar men werkt. En door de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is dan niets meer zichtbaar van de afzender en ontvanger, zoals de instelling of afdeling waar diegene werkt. Dat maakt dat de verzoeker in dit geval vraagt om een lijst met verzenders en ontvangers. De Raad van State bevestigt de lijn dat geen document (zoals een dergelijke lijst) hoeft te worden vervaardigd is. Wel maakt zij duidelijk dat de informatie wel onder het college berust. Dat vraagt om het op een bepaalde wijze inzichtelijk maken. Daartoe moet het college alsnog overgaan.