Raad van State: zoeken in (back-up) e-mailaccounts

Wat te doen met e-mails die er misschien (of zeker) wel zijn geweest, maar kennelijk niet in een andere omgeving dan het e-mailaccount dat is verwijderd (wegens vertrek van de medewerker)? De Raad van State doet hierover uitspraak op 10 mei 2023.

Hoofdpijn in Haarlem

De kwestie loopt al enige tijd en levert de gemeente Haarlem ogenschijnlijk best wat hoofdpijn op. Het gaat om een informatieverzoek naar onderzoeksdossiers naar vermeende integriteitsschendingen van de voormalig burgemeester van Haarlem. In 2019 maakte de rechtbank al duidelijk dat het enkel uit dienst treden (van de burgemeester) en het opheffen van diens account niet maakt dat de e-mails in dat account niet meer onder de Wob zouden vallen (zie eerder al dit bericht).

Tegen die uitspraak kwam men in hoger beroep op, maar kreeg ook weinig gehoor bij de Raad van State (zie dit bericht). Gewoon beoordelen van de documenten en eventueel uitzonderingen toepassen, niets meer niets minder, aldus de Raad van State toen.

Weer niet ok: geloofwaardig stellen en tegenbewijs

En dus moest het college aan het werk wat resulteerde in een besluit van 14 september 2021. In dat besluit kwam tot uitdrukking dat per document in het integriteitsdossier is beoordeeld of openbaarmaking daarvan plaats kan vinden, aldus de Raad van State. Een bijzondere overweging als we ervan uitgaan dat openbaarheid het uitgangspunt is en de vraag dus beter gesteld voorligt welke informatie aan de openbaarheid kan of moet worden onthouden. Zie bijvoorbeeld zo helder onderstreept in artikel 2.5 van de Woo.

Maar goed, de kwestie is vooral van belang omdat ter discussie staat of wel volledig gehoor is gegeven aan de uitspraak van de rechtbank. Concreet ligt de vraag voor of wel alle documenten zijn verzameld en beoordeeld. Die discussie wordt gevoerd langs de bekende lijnen bij dit ondewerp:

• wanneer een bestuursorgaan stelt dat na onderzoek is gebleken dat een bepaald document niet of niet meer onder hem berust en
• een dergelijke mededeling niet ongeloofwaardig voorkomt,
• is het aan de verzoeker om aannemelijk te maken dat, in tegenstelling tot de uitkomsten van het onderzoek door het bestuursorgaan, een bepaald document toch onder dat bestuursorgaan berust.

Dat laatste is meestal een lastige opgave voor de verzoeker. Dit geval laat zien hoe de verzoeker dat kan doen. Door concrete documenten aan te leveren die die volgens hem onder zijn Wob-verzoek vallen en in het integriteitsdossier zouden moeten zijn opgenomen. Het college heeft deze documenten gezocht maar niet gevonden. Dan houdt het, volgens de Raad van State toch op.

Toch is het daarmee nog niet afgedaan. Het college is wel ‘blijven hangen’ in het standpunt dat de e-mails uit het opgeheven e-mailaccount van de oud-burgemeester niet onder de Wob vallen en dat er daarom geen verplichting is om eventuele back-ups van het opgeheven e-mailaccount te onderzoeken. De rechtbank haalde daar (terecht) een streep doorheen. Dit onderdeel is ook niet bestreden in hoger beroep, merkt de Raad van State op en dus is de opdracht in dat kader helder: onderzoek de back-ups van het opgeheven e-mailaccount op aanwezigheid van de gevraagde documenten.

Het college moest erkennen dat dit niet is gedaan. Men is niet verder gegaan dan het zoeken in het integriteitsdossier, zoals dit op basis van het Meldpunt Integriteit was opgesteld. Het college achtte het waarschijnlijk dat dat integriteitsdossier alle relevante documenten bevat. Dat is onvoldoende aldus de Raad van State. Te meer omdat de verzoeker kennelijk aannemelijk kon maken dat het (back-up) e-mailaccount van Schneiders wel relevante correspondentie bevat, die niet in het integriteitsdossier is opgenomen.