Rechtbank Midden-Nederland 2 december 2021; zoeken naar documenten (waaronder appjes). De ambtenaar als getuige om geloofwaardig te stellen dat er niet meer is

Een interessante uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland over een thema dat in nagenoeg alle Wob-dossiers speelt. Op welke wijze is gezocht naar documenten? Is dit wel alles? Had er meer moeten zijn? Wie toont dan wat aan? En wat kan of moet van het bestuursorgaan worden verwacht om documenten van elders te halen?

Na een “niet officieel verzoek” om informatie krijgt eiser onvoldoende. Dat dwingt hem kennelijk tot het doen van een Wob-verzoek. Over ‘Wat maakt iets een Wob-verzoek’ en het fragiele onderscheid met andere inzageverzoeken, zie deze annotatie. De ambtenaar, die naar aanleiding van het niet officiële verzoek had gezocht naar documenten, wordt in deze Wob-kwestie vervolgens als getuige ingezet. Dat blijft toch een bijzonderheid in het bestuursrecht (zie hier een al wat oudere annotatie over de inzet van getuigen in Wob-kwesties). De getuige moet helderheid verschaffen in de discussie die zich ontvouwd langs de lijnen van de hiervoor opgenomen vragen in het thema dat ‘Doe Maar’ ooit zo mooi bezong: “Is dit alles!”.

Wie stelt wat bij “Er is niet meer”?

Vorige week werd al besproken (zie update) dat het bestuursorgaan soms ook bij anderen informatie moet ophalen. Dat speelt ook in deze kwestie. Want moet de gemeente Utrecht bij een andere partij – Mitros en een aannemer – informatie (een asbestinventarisatierapport) ophalen en hoe indringend moet dat dan? De vraag ligt voor omdat het eigen informatiesysteem Squit (zie eerder al over dit systeem en de Wob deze update) niet op orde is. De gemeente vraagt het nodige op bij Mitros en zoekt in de eigen systemen. Uiteindelijk is volgens de rechtbank voldoende geloofwaardig gesteld dat er niet meer is. Ondanks concreet gemaakte vermoedens van eiser door te wijzen op ogenschijnlijk verwijzingen naar andere documenten en organisaties in wel verstrekte documenten.

Welke inspanning pleegt het bestuursorgaan bij “elders ophalen wat er had moeten zijn”?

Wel vindt de rechtbank dat er meer documenten hadden moeten berusten bij Utrecht. Dit onder andere vanwege een convenant met Mitros. Dat werpt de vraag op wat er aan inspanningen kan worden gevraagd van de gemeente om die documenten alsnog te verkrijgen. De rechtbank is niet overtuigd dat de gemeente daarin voldoende dwingend is geweest. Of de correspondentie met Mitros moet meer volledig worden overgelegd of er moet nog eens dwingende worden uitgevraagd. De rechtbank wil in elk geval zien dat men “er werkelijk alles aan heeft gedaan om de documenten via derden boven tafel te krijgen”. Onder de Wet open overheid zal de overheid dus werkelijk gebruik moeten maken van de dwangsom, gekoppeld aan de vordering om informatie van elders te vergaren (artikel 4.2, lid 2, van de Woo)

Utrecht wordt ook gevraagd uit te leggen wat er niet zou kloppen aan de redenering van eiser – onder verwijzing naar allerlei documenten en daarin opgenomen informatie – dat er meer zou zijn (rapporten van andere adviesbureaus, asbestinventarisaties bij anderen).

Bijzonderheid bij appjes

Sinds 2019 heeft het vragen naar WhatsAppjes (opvallend vaak niet ook andere vormen van elektronische berichten) een vlucht genomen (aanleiding vormde de ‘WhatsApp-uitspraak‘). Het opstellen van beleid blijft nog altijd wenselijk als men een discussie bij een Wob-verzoek wil voorkomen (zie hier over mogelijkheden van dergelijk beleid). In die discussie kan – zoals bij alle vormen van documenten – een belangrijk aspect zijn, de vraag op welke wijze is gezocht. De Rechtbank Midden-Nederland maakt iets concreter waar die zoekslag naar moet zijn: alle appjes. Dus ook die van niet opgeslagen contacten en in de prullenbak.

Onder verwijzing naar de uitspraak in de ‘WhatsApp-zaak’ in 2020 verlangt de rechtbank niet meer dan dat. Nog altijd is niet vereist dat een zoekslag bij de provider van de mobiele telefoon wordt verricht. Ook ander aanvullend onderzoek is niet nodig. Dit alles nu de berichtenapp niet in beheer is van de overheid. Maar geldt dit laatste strikt genomen ook niet voor het informatiesysteem bij Mitros en mogelijk andere adviseurs waarover dan gesteld wordt dat er toch het nodige aan inspanningen mag worden verwacht?