De Bruijn – Oplossingsrichtingen voor de praktijk na de WhatsApp-uitspraak

Eerder is al uitgebreid geblogd over de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waaruit volgt dat sms- en WhatsApp-berichten onder de Wet openbaarheid van bestuur (“WOB”) vallen als het om zakelijke berichten gaat die zien op een bestuurlijke aangelegenheid. Dit geldt zowel voor berichten op zakelijke alsook op privé telefoons.

Het gebruik van sms en WhatsApp door ambtenaren neemt een grote vlucht. Sommigen zien sms en WhatsApp als informele media. De uitspraak van de Raad van State maakt echter duidelijk dat dit niet juist is. Onder de WOB valt alle vastgelegde informatie van zakelijke aard, ongeacht het gebruikte medium en de gegevensdrager waarop die is opgeslagen.

Gevolgen

Zoals gebruikelijk bij de WOB dient het bestuursorgaan, op het moment dat het WOB-verzoek voldoende duidelijk is, in de eigen archieven na te gaan welke documenten onder het verzoek vallen. Daarbij wordt in de regel gezocht door het papieren en het digitale archief. Gevolg van deze uitspraak is dat bestuursorganen bij WOB-verzoeken ook dienen na te gaan of er relevante sms- of WhatsApp-berichten zijn.

Verzamelen en bewaren

Het verzamelen en bewaren van sms- en WhatsApp-berichten kan een complexe opgave zijn, zeker met in het achterhoofd dat deze berichten zich op telefoons van ambtenaren bevinden. In dit kader verdient het dan ook aanbeveling voor bestuursorganen dat dergelijke sms- en WhatsApp-berichten worden opgeslagen in bijvoorbeeld documentmanagementsystemen. Overigens, speelt dit niet alleen bij sms- of WhatsApp-berichten. Dit geldt evenzeer voor e-mails en andere elektronische berichten. Geregeld worden die ook niet goed gearchiveerd. Gevolg daarvan is dat de behandelend ambtenaren bij een WOB-verzoek de hele organisatie door moeten om e-mails te verzamelen. De betrokken ambtenaren worden in dat geval verzocht om de e-mails die zich nog in de eigen e-mailboxen bevinden ter beschikking te stellen aan de behandelaars van het WOB-verzoek. In de praktijk levert deze zoektocht – naast het uiteindelijk beoordelen van de documenten – doorgaans het meeste werk op. Deze zoektocht zal nu dus moeten worden uitgebreid naar sms- en WhatsApp-berichten.

Werkprotocollen

Verder is het van belang dat nagedacht wordt over de wijze waarop binnen de organisatie over bestuurlijke aangelegenheden wordt gecommuniceerd. Leent ieder medium zich daar wel voor is een keuze die gemaakt moet worden. Mag er wel of niet gecommuniceerd worden over bestuurlijke aangelegenheden via de telefoon, en indien het wel is toegestaan, mag dat dan alleen via de zakelijke telefoon?

Het verdient aanbeveling dat bestuursorganen hierover regels of protocollen gaan opstellen, zodat het voor ambtenaren duidelijk is hoe hiermee moet worden omgegaan. Ook de Raad van State geeft in de uitspraak expliciet aan dat het bestuursorgaan werkprotocollen kan opstellen voor de omgang met dergelijke berichten op telefoons. Hierin kan bijvoorbeeld worden omschreven hoe moet worden omgegaan met berichten die het werk betreffen. Zo kan de ambtenaar die de privételefoon gebruikt voor het ontvangen en verzenden van werkgerelateerde berichten worden verplicht dat deze berichten worden overgedragen aan zijn werkgever. Overigens lijkt de Archiefwet zelf die verplichting ook al te geven. Ook kan de werkgever hierover regelingen maken die bijvoorbeeld bepalen dat de ambtenaar dit soort berichten alleen op een werktelefoon zet.

Verschillende varianten zijn hierop dus denkbaar. Varianten die moeten volgen op meer beleidsmatige keuzes over wat wel en niet wordt gebruikt als communicatiemiddel binnen de organisatie.

Wordt WhatsApp of sms-gebruik voor bestuurlijke aangelegenheden via de telefoon toegestaan, dan is het raadzaam om in het protocol op te nemen dat een ambtenaar verplicht is ontvangen en verzonden werkgerelateerde berichten over te dragen aan het bestuursorgaan, bijvoorbeeld door deze te laten opslaan in een documentmanagementsysteem. Overigens zal, al naar gelang de inhoud van de werkprotocollen, de Ondernemingsraad en in voorkomend geval het Georganiseerd Overleg hierbij moeten worden betrokken.

AVG

Daarnaast komt ook de Algemene Verordening Gegevensverwerking (“AVG”) om de hoek kijken. Immers, wanneer het bestuursorgaan berichtenverkeer van de ambtenaar ontvangt, verwerkt deze persoonsgegevens en is de AVG van toepassing. Het bestuursorgaan zal de doeleinden voor de verwerking moeten bepalen (bijvoorbeeld het kunnen voldoen aan WOB-verzoeken) en ook moeten vastleggen in het verwerkingsregister. Daarnaast dienen de ambtenaren over de verwerking te worden geïnformeerd (bijvoorbeeld in de interne privacyverklaring).

Kortom, er komt bij het opstellen van werkprotocollen het een en ander kijken. Voor hulp bij het opstellen van dergelijke werkprotocollen hebben wij concrete ideeën. Om die te toetsen en verder vorm te geven volgt op 27 juni a.s. de “Training eerste hulp na de WhatsApp-uitspraak”. Tijdens deze training wordt stilgestaan bij deze uitspraak en de praktische gevolgen ervan. Meer informatie hierover vindt u via deze link.