Update Rechtbank Overijssel 5 september 2019; Geloofwaardig stellen dat documenten er niet (meer) zijn
De discussie dat er meer stukken zijn dan het aantal dat is betrokken bij het WOB-besluit blijft lastig. Vooral de verzoeker moet kunnen ‘bewijzen’ dat de mededeling “er is niet meer” van het bestuursorgaan ongeloofwaardig is. Soms is de geloofwaardigheid erin gelegen dat een IT-project maakt dat documenten er niet meer zijn (zie deze update).
Een begin van geloofwaardigheid van de mededeling dat er niet meer is, is gelegen in de uiteenzetting van het bestuursorgaan van de wijze waarop is gezocht naar documenten (zie bijvoorbeeld deze uitspraak met annotatie over de onderzoeksplicht). In bepaalde gevallen wordt best veel gevraagd van het bestuursorgaan wat betreft die zoektocht naar documenten. Zo droeg de rechtbank Overijssel in een tussenuitspraak de gemeente Enschede op verder te gaan dan alleen het verwijzen naar archiefonderzoek en gesprekken met collega’s.
De opdracht was inzichtelijk te maken:
- hoe er in de archieven is gezocht (digitaal en/of handmatig) en welke dossiers zijn doorzocht;
- welke ambtenaren zijn benaderd;
En hierbij moest ook extern worden gezocht, waarbij bijvoorbeeld valt te denken aan het doorzoeken van dossiers van de notaris die betrokken is geweest bij de eigendomstransacties van de bewuste percelen waarop het voorkeursrecht is gevestigd of raadsleden uit de tijd waar het verzoek op zag. Het doet wat denken aan de opdracht aan BZK om de digitale nieuwsbrieven alsnog op te vragen bij degenen die deze nieuwsbrieven destijds ontvingen om zodoende de totale set aan documenten compleet te maken (zie deze annotatie).
In de kwestie in Enschede wordt de soep uiteindelijk wat minder heet gegeten. Hoewel niet duidelijk is wat de gemeente precies inzichtelijk heeft gemaakt qua onderzoek accepteert de rechtbank in de einduitspraak de weergave van die zoektocht en ook de motivering waarom niet extern (bij de notaris) is gezocht.
