Artikel 4.1a Borgen behoud documenten
Het bestuursorgaan waarborgt het behoud van de documenten waarop een door hem ontvangen verzoek betrekking heeft.
Annotatie
Hoewel simpelweg vaste rechtspraak (zei bijvoorbeeld deze annotatie) hebben de initiatiefnemers gemeend dit vast te moeten leggen in het wetsvoorstel.
Geconsolideerde artikelsgewijze toelichting bij de Wet open overheid zoals gewijzigd door de verwerking van de Wijzigingswet Woo
In haar uitspraak van 14 december 2005[1] heeft de Afdeling bestuursrechtspraak bepaald dat “ná de indiening van een verzoek om informatie op grond van de Wob het bestuursorgaan niet de vrijheid heeft om over te gaan tot vernietiging van stukken en bestanden waarop dat verzoek betrekking heeft.” Vanaf dat moment dient volgens de Afdeling “het behoud daarvan volledig te worden gewaarborgd, opdat ook over de vraag of sprake is van voor openbaarmaking mogelijk in aanmerking komende documenten effectief besloten en geprocedeerd kan worden”.[2] De initiatiefnemers achten het gewenst deze jurisprudentie te codificeren. Uit deze bepaling volgt geen bewaarplicht voor alle bij een bestuursorgaan berustende documenten, zoals ook de Wob of de Archiefwet 1995 een dergelijke verplichting niet kennen. Zoals de Afdeling in de hier gecodificeerde uitspraak al aangaf, moet “met in de dagelijkse bestuurspraktijk opkomende stukken en bestanden op een zodanige wijze (…) worden omgegaan, dat geen afbreuk wordt gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend”. Volgens de Afdeling neemt dat “niet weg dat het in die dagelijkse praktijk niet wel mogelijk is dat altijd alle elektronische berichten, kladjes en notities bewaard blijven. Deze gaan soms (na verloop van tijd) verloren of worden niet bewaard omdat er – uit het oogpunt van deugdelijke en overzichtelijke dossiervorming – een zekere schifting plaatsvindt.” Het resultaat van die schifting dient uiteraard overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet 1995 en artikel 2.4, eerste lid, Woo in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht en bewaard. Uit artikel 4.1a volgt tevens dat tijdens de behandeling van een verzoek ten aanzien van gevraagde documenten de vernietiging op basis van een selectielijst wordt aangehouden totdat op het verzoek onherroepelijk is beslist.
[1] ECLI:NL:RVS:2005:AU7942.
[2] Zie onlangs nog AbRvS, 22 mei 2019, r.o. 5.3, ECLI:NL:RVS:2019:1633.
