Update VNG 28 september 2020; Archivering van sms- en WhatsApp-berichten
Het jaar 2019 ging vooral in Wob-verband de boeken in als het jaar dat duidelijk werd dat sms- en WhatsApp-berichten als documenten zijn aan te merken en dus onder de Wob vallen. Vele berichten (zie bijv. het blog “Eerste Hulp na de ‘WatsApp-uitspraak'” en dit blog over “Oplossingsrichtingen voor de praktijk na de WhatsApp-uitspraak”) en trainingen verder blijkt dat de praktijk van de Wob-afhandelaar er redelijk mee over weg kan. Appjes zijn al snel onderdeel van Wob-besluitvorming, zo leert ook de recente ophef rondom het app-verkeer tussen oud-minister Halbe Zijlstra en een hoge ambtenaar van Rijkswaterstaat over granuliet.
Probleem is en blijft met regelmaat op welke wijze gezocht moet worden naar deze berichten en daarvoor de vraag op welke wijze deze documenten ook goed beschikbaar zijn en blijven.
De VNG is dan ook recent gekomen met een Handreiking ‘Archivering tekstberichten, zoals sms- en WhatsApp-berichten’ (zie hier voor het pdf-bestand). Veel aspecten verkenden wij al in de al genoemde blogs. Erkend wordt dat dergelijke berichtenservices niet altijd handig zijn om te gebruiken maar ook dat zij, vanwege de populariteit niet zjin weg te denken. Vooraf kritisch nadenken over het gebruik o.a. in de vorm van een risicoafweging en het mitigeren van mogelijke risico’s (van integriteit en veiligheid). Werkprotocollen en richtlijnen moeten worden opgesteld. En uiteindelijk ligt veel verantwoordelijkheid – juist ook vanwege de uitdagingen rondom vaststellen en exporteren van data – bij medewerkers zelf, zeker waar het gaat om het veiligstellen en archiveren.
