Raad van State: het kader om duidelijk te maken hoe is gezocht!

Iedere week bijna wel een uitspraak, zie recent dit bericht nog, over de vraag of wel goed is gezocht. De Raad van State geeft in deze uitspraak een duidelijk kader aan de hand waarvan de praktijk aan de slag kan met zoeken én motiveren in het besluit. 

Zoekslag – Raad van State

Duidelijk wordt maar weer dat een bestuursorgaan – in deze kwestie de Belastingdienst – voldoende inzichtelijk moet maken hoe het de zoekslag heeft verricht. Die zoekslag moet zorgvuldig zijn. Het voldoende inzichtelijk maken van de zoekslag kan het bestuursorgaan bewerkstelligen door bijvoorbeeld het voldoende specifiek te vermelden in het besluit (of enig ander processtuk):

• welke systemen zijn geraadpleegd,
• welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in die systemen,
• welke specifieke vragen de volgens het bestuursorgaan relevante personen hebben meegekregen en
• welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.

De Belastingdienst is hier onvoldoende in geslaagd. Uit het dossier valt enkel op te maken bij wie het Wob-verzoek is uitgezet, maar niet hoe er vervolgens door de desbetreffende personen is gezocht. De systemen zijn niet genoemd, noch de zoektermen. Ook de specifieke vragen die de relevante personen hebben meegekregen zijn niet bekend. Hierdoor is het onduidelijk is of er meer stukken zijn.

Zoekslag – Amsterdam

Sommige rechters gaan nog een flinke stap verder in het concretiseren van de opdracht aan het bestuursorgaan om de zoekslag vorm te geven en daarover inzicht te geven. Erg bijzonder is deze uitspraak van de Rechtbank Amsterdam. De Minister van Justitie en Veiligheid kreeg daarbij de gebruikelijke opdracht een nieuwe zoekslag te maken, waarbij met aanvullende zoektermen wordt gezocht. Ook dient de minister back-upsystemen te betrekken bij de nieuw te maken zoekslag. De suggestie wordt nog gedaan daarbij hulp in te schakelen van een IT-specialist die systemen kan doorzoeken. Nogal ver gaat het onderdeel waarin de minister ook gevraagd wordt een overzicht te verstrekken van alle afdelingen en een toelichting per afdeling waarom daar niet is gezocht!

Over het bewaren, zoeken en vinden van documenten gaan we dieper in gesprek tijdens de training op 17 april.