a 18. jun, 2024

Welke rol speelt de communicatieafdeling bij de toepassing van de Woo?

Hoewel de Wet open overheid (Woo) geen expliciete verplichtingen oplegt aan communicatieafdelingen, zijn er wel diverse manieren waarop de communicatieafdeling een bijdrage kan leveren om te voldoen aan de eisen van transparantie en openheid die de wet voorschrijft. Door nauwe samenwerking met de Woo-coördinator en/of juridische afdeling, maar ook bijvoorbeeld de vak afdelingen en andere stafafdelingen kan een organisatie niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten van de Woo, maar ook effectief communiceren met het publiek en andere stakeholders. Dit zorgt ervoor dat de organisatie transparanter werkt en toegankelijker wordt. Dat versterkt weer het publieke vertrouwen en de reputatie van de organisatie.
Bij het doordenken van de rol van communicatie in de toepassing van de Woo zijn er al acht mogelijke samenwerkingen namelijk: 

1.Voorbereiding van Openbaarmakingsverzoeken
De Woo-coördinator of de afhandelaar van het verzoek beoordeelt de Woo-verzoeken op hun juridische gronden en identificeert welke informatie al dan niet openbaar gemaakt kan worden, rekening houdend met uitzonderingsgronden zoals privacy of bedrijfsgeheimen. De communicatieafdeling kan zorgen voor een duidelijke en toegankelijke presentatie van de openbaar gemaakte informatie en helpt bij het opstellen van begrijpelijke communicatie die de openbaarmaking toelicht.

2. Crisiscommunicatie en Risicomanagement
Juridische experts kunnen potentiële risico’s van openbaarmaking analyseren en adviseren over juridische gevolgen.
De communicatieafdeling kan plannen ontwikkelen om negatieve consequenties van openbaarmaking te adresseren en het de boodschap effectief overbrengen van de boodschap aan het publiek.
3. Beleid en Proactieve Openbaarmaking
De Woo-coordinator of juridische afdeling kan beleid ontwikkelen dat voldoet aan de Woo en andere relevante wetgeving, zoals privacywetgeving. De communicatieafdeling kan strategieën ontwikkelen om informatie proactief en transparant te delen met het publiek. Het gaat dan ook om het coördineren van de interne en externe communicatie. Zo kunnen de afdelingen samenwerken in een cross-functionele samenwerking om zowel de naleving van de Woo te waarborgen als effectief te communiceren met het publiek.

4. Training en Bewustwording

De Woo-coordinator of de betrokken juristen kunnen trainingen verzorgen voor de communicatieafdeling over juridische vereisten en de implicaties effecten van de Woo. De communicatieafdeling kan de ondersteuning geven met trainingen over effectieve communicatie, zodat professionals beter begrijpen hoe ze complexe informatie op een begrijpelijke manier kunnen presenteren.

5. Afstemming van Persberichten en Reacties

Voorafgaand aan het uitbrengen van persberichten of publieke reacties kan de juridische afdeling controleren op juridische nauwkeurigheid en risico’s. De communicatieafdeling zorgt ervoor dat de boodschap coherent is en in lijn met ’het communicatiebeleid wordt gecommuniceerd naar de media en het publiek.

6. Opstellen van Communicatieplannen voor Openbare Procedures

De juridische afdeling kan adviseren over de inhoud van communicatie in het kader van openbare procedures, zoals inspraakrondes en hoorzittingen. De communicatieafdeling kan communicatieplannen ontwikkelen en uitvoeren om stakeholders te informeren en te betrekken.

7. Beheer en communicatie van Verzoek om Informatie
De Woo-coordinator en/of de juridische afdeling behandelt en beoordeelt Woo-verzoeken. De communicatieafdeling kan betrokken zijn bij de strategische planning van hoe de reacties op Woo-verzoeken worden gecommuniceerd naar het publiek. Denk bijvoorbeeld aan woordvoerders die in contact treden met de Woo-verzoekers. In het geval van journalisten kan dit heel logisch zijn.

8. Monitoring en Evaluatie
De Woo-coordinator en/of juridische afdeling monitort de naleving van de Woo en evalueert de juridische aspecten van openbaarmaking. De communicatieafdeling beoordeelt hoe effectief de openbaarmaking is geweest in termen van publieke perceptie en begrip. De communicatieafdeling zorgt ervoor dat de boodschap coherent en in lijn met de het communicatiebeleid wordt gecommuniceerd naar de media en het publiek.

Wat is er nog meer mogelijk? 
Er zijn nog veel meer mogelijke samenwerkingen te formuleren die zorgen voor een bijdrage van de communicatieafdeling bij de naleving van de Woo. Welke samenwerking zijn er al in jouw organisatie ? Laat het weten via de reacties.

Aan de slag
Wil je als Woo-coordinator samen met je communicatieafdeling aan de slag met het ontwikkelen van een effectieve communicatie strategie? Sluit aan bij de NKOO training in september en oktober. Samen met vakgenoten ga je aan de slag met strategieontwikkeling met het Strategisch Communicatie frame, een agile manier van strategie ontwikkeling. 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *