Rechtbank Rotterdam: een Woo-zorgplicht met impact (bewaren van en zoeken naar e-mails)

Een verstrekkende uitspraak van de rechtbank Rotterdam over het bewaren en (na vernietigen) weer vergaren van e-mails. Daarnaast een aardig inkijkje in de eisen wat betreft het toepassen van de uitzonderingen onder de Woo.

Zorgplicht met impact

Een belangrijk aspect van de uitspraak vormt de toepassing van de zorgplicht van artikel 2.4, eerste lid, van de Woo. Eerder werd daar al op gewezen bij een bespreking van een uitspraak van de rechtbank Limburg (zie dit bericht). Ook had het de aandacht bij het vervolg op ‘sms-gate’: het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie (zie bericht) en het eerste advies van het Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (zie eerder dit bericht). Want vraagt die zorgplicht niet om het goed bewaren? En vraagt die zorgplicht vervolgens, na gebleken vernietiging, niet om enige inspanning om bijvoorbeeld e-mails (gewisseld met externen) weer te vergaren? “

Ja!”, zegt de rechtbank. De gemeente Rotterdam wist op basis van de wel beschikbare documenten met wie was gemaild (onder meer de gemeente Amsterdam) zodat bij die gemeenten navraag moet worden gedaan. Geen doorzendplicht (artikel 4.2, eerste lid), maar een vergaarplicht dus (op grond van de zorgplicht van artikel 2.4, eerste lid).

Die zorgplicht vraagt ook om een betere instructie van medewerkers over hoe om te gaan met het bewaren van documenten, aldus de rechtbank. Iets minder vrijheid en blijheid dus, ook als het gaat om de doorwerking van de Archiefwet op de werkvloer! Dus misschien ook niet – anders dan het advies van het Adviescollege – het vrij laten of documenten wel of niet worden bewaard….

Meer werk maken van het motiveren

Vervolgens wordt per onderdeel aangegeven dat de gemeente meer werk moet maken van het inroepen van weigeringsgronden. Te gemakkelijk is soms een grond ingeroepen. De gemeente moet duidelijk maken welke onderdelen van bijvoorbeeld e-mails nu precies zodanig zijn dat sprake is van persoonlijke beleidsopvattingen (omdat het vooral om feiten zou gaan) of dat het belang van opsporing en vervolging in het geding is. Ook de e-mailextensie laat zich lastig lakken met een beroep op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Belangrijk voor de praktijk is de beoordeling van de grond ‘onevenredige benadeling’ (artikel 5.1, vijfde lid). Onder de Woo is deze uitzondering extra bijzonder gemaakt en niet meer subsidiair in te roepen. De rechtbank roept een halt aan het toch primair/subsidiair inroepen van deze uitzondering (naast de bescherming van de persoonlijke levenssfeer). Bovendien heeft de gemeente niet duidelijk gemaakt dat sprake is van een uitzonderlijke situatie zodat een beroep op deze uitzondering kan worden gedaan. Een – zoals verwacht – strenge beoordeling dus bij het inroepen van deze grond.