Rechtbank Midden-Nederland; zoeken onder de Woo

Er moet toch meer zijn? Hoe is gezocht? Een veel terugkerend thema bij Wob -en Woo-procedures, waarbij deze uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland leert dat de uitgangspunten van de Wob-rechtspraak ook relevant zijn onder de Wet open overheid.

Is dit alles?

Want als we kijken naar de Wob-rechtspraak dan komt het beeld naar voren dat het bestuursorgaan – bij het stellen dat echt alles aan documenten is gevonden – duidelijk maakt op welke wijze de zoektocht naar documenten is vormgegeven. Dit kan gebeuren door duidelijk te maken dat:

• navraag is gedaan bij verschillende medewerkers;
• is gezocht in interne systemen naar dossiers en zaaknummers;
• met verschillende zoektermen is gewerkt en
• bovendien ook (indien daartoe aanleiding is) andere bestuursorganen is gevraagd of men toch over bepaalde documenten moest beschikken.

De verzoeker moet het vervolgens wel erg concreet maken – door te wijzen op andere informatie bijvoorbeeld – dat bepaalde documenten echt ontbreken (zie deze update).

Ook zo onder de Woo

Die uitgangspunten zijn onder de Woo niet anders, aldus de Rechtbank Midden-Nederland, om vervolgens vast te stellen dat de mededeling van het college in dit geval dat er niet meer documenten onder hem berusten dan nu openbaar zijn gemaakt geloofwaardig is. Tot dit oordeel komt de rechtbank omdat voldoende inzichtelijk is gemaakt hoe er is gezocht en in welke systemen. Zoektermen zijn genoemd die ook aansluiten bij de Wob-verzoeken. Duidelijk is gemaakt in welke digitale systemen is gezocht en dat er geen fysieke documenten aanwezig zijn over de gevraagde periode omdat de gemeente volledig digitaal werkt. Gezocht is naar e-mails op één van de digitale schijven van de gemeente dan wel in de e-mailaccounts van betrokken medewerkers. Aangeven wie precies is volgens de rechtbank niet nodig. Redelijk gemakkelijk wordt geaccepteerd dat e-mailaccounts van oud-medewerkers niet meer berusten bij het college, zodat het daarmee dus ophoudt nu deze gegevens één jaar worden bewaard en daarna vernietigd of ontoegankelijk worden gemaakt. Zie eerder nog de Raad van State over de backup-bestanden van de e-mailaccounts van de oud-burgemeester, waaruit volgt dat deze uitleg waaruit volgt dat de e-mails er echt niet meer zijn wel nodig is.

Dat wordt allemaal anders als het college moet erkennen dat de zoekslag – bij een tweede besluit – onvoldoende is geweest. Dat wat het college in het eerste besluit heeft laten zien, kan ze dus ook gaan toepassen bij de afhandeling van dit verzoek, aldus de rechtbank.