De sleutel tot overheidsinformatie

Kennismanager Cornelis van der Sluis schreef een column voor Binnenlands Bestuur over het bewaren van chatberichten door sleutelfiguren.

 

Het ooit bedachte documenten-register heeft het niet gehaald in de uiteindelijk tot stand gekomen en in werking getreden Wet open overheid. Reden? De staat van de informatiehuishouding is zo erbarmelijk dat zo’n register een brug te ver is, de kosten zijn niet te dragen. Maar helemaal bij de pakken neerzitten deed de wetgever niet. Er moest een meerjarenplan komen waarmee de informatiehuishouding op orde moet komen. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding ziet toe op de naleving en uitvoering door de minister van BZK van dit plan.

Los van geld en technische voorzieningen is vooral bewustzijn bij het komen tot een goede informatiehuishouding cruciaal. Sms-gate leert ons dat het daar nogal eens op misgaat. Als de minister-president zich niet bewust is van de regels omtrent archiveren, wie dan wel zou je kunnen denken. Crucialer in die discussie is evenwel dat de minister-president zich baseerde op een handreiking rond het archiveren van chatberichten. Dat inhoudelijk deskundige personen met het uitvaardigen van zo’n handreiking praktisch maar onjuist informeren is zorgelijker. Hoe serieus nemen we het beheren, behouden en vervolgens ontsluiten van informatie?

Als de minister-president zich niet bewust is van de regels omtrent archiveren, wie dan wel?

Het vervolg op dit alles laat zich raden. Onder andere voornoemd Adviescollege – naast de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed) – is helder over de rijksbrede handreiking en doet voorstellen voor een andere aanpak. Vooral het goed naleven van de regels rond de Archiefwet springen daarbij in beeld. Natuurlijk hoeft niet alles bewaard te worden ter controle van ‘een goede en democratische bestuursvoering’. Maar nadenken vooraf wat dan wel en wat vooral niet, is wel wat nodig is. Niet sexy, wel van groot belang! Want ook nadenken over hoe men wat communiceert, met welk medium en vervolgens wat er daarvan bewaard moet worden is een taak van iedereen.

Spannend in dat kader is dan wel wat wordt besloten over de vraag wat behouden moet blijven. Het Adviescollege doet daarbij een voorstel over chatberichten van sleutelfiguren en niet-sleutelfiguren. Het kabinet lijkt dit deel van het advies op te willen volgen. Hoewel vanuit praktisch oogpunt begrijpelijk, kleven hier wel wat risico’s aan. Los van het gegeven dat juist een niet-sleutelfiguur soms best interessante dingen kan inbrengen in het besluitvormingsproces, is vanuit de Woo bezien gevaarlijk dat deze niet-sleutelpersonen volgens het Adviescollege vrij zijn in het wel of niet bewaren van hun appjes. Dat is tricky omdat de Woo nogal zwart-wit naar de informatiehuishouding kijkt. Is de informatie er feitelijk, dan valt het onder een eventueel ingekomen Woo-verzoek. De vraag of het wel of niet aanwezig zou moeten zijn of vernietigd had mogen worden, is in dat kader niet relevant. Zo moet iedereen zich de sleutel tot (relevante) overheidsinformatie voelen!