Rechtbank Amsterdam: de plicht om informatie te vorderen van elders

Zoeken naar documenten en hoe dan te duiden dat alles is betrokken, een blijvend punt van discussie in veel procedures. Dat was het al geweest in deze procedure en onduidelijk blijft wat er dan nog meer is gevonden maar wat toch buiten het verzoek zou vallen. Over zoeken en verzamelen (vooral ook van elders) laat de Rechtbank Amsterdam zich uit in deze uitspraak.

Zoekslag

Het bestuursorgaan doet er goed aan de wijze van zoeken op enigerlei wijze tot uitdrukking te laten komen in het besluit. Specifieke eisen worden hieraan niet gesteld, zolang het bestuursorgaan zich er maar van heeft vergewist dat alle documenten zijn betrokken die onder het verzoek vallen. Uitgangspunt is het feitelijk aanwezig zijn van de documenten en dat de zoektocht naar die documenten zorgvuldig is geweest. Het voldoende inzichtelijk maken van de zoekslag kan het bestuursorgaan bewerkstelligen door bijvoorbeeld specifiek te vermelden welke systemen zijn geraadpleegd, welke zoektermen zijn gehanteerd voor het zoeken naar documenten in die systemen, welke specifieke vragen de volgens het bestuursorgaan relevante personen hebben meegekregen en welke schifting in de door die personen aangedragen documenten vervolgens is gemaakt.

In deze casus is er overeenstemming over het feit dat er meer moet zijn én dat documenten die de advocaat al heeft weer buiten het verzoek vallen. De enkele mededeling dat er na meer zoeken niks is gevonden, vindt de rechtbank in zo’n geval te mager. De minister moet dus alles noemen van wat het gevonden heeft, zodat verzoeker kan controleren of de beslissing dat bepaalde documenten er toch niet onder vallen, kan controleren. Een vergaande plicht – want de documenten vallen simpelweg niet onder het verzoek zodat de Woo er niet op ziet in dit geval – maar begrijpelijk gelet op het concrete geval.

Brede of beperkte toepassing vorderingsrecht

In de verdere zoektocht moet de minister ook verder kijken dan de eigen archieven aldus de rechtbank. Hierbij noemt de rechtbank de mogelijkheid om informatie te vorderen. Deze bevoegdheid, die al snel een plicht zal blijken te zijn, is iets nieuws in vergelijking met de Wob waar de minister bij het nog te nemen besluit rekening mee moet houden. De precieze reikwijdte van de vordering is nog ongewist. Artikel 4.2 lid 2 Woo stelt dat de vordering kan zien op “informatie die op grond van enig wettelijk voorschrift bij het bestuursorgaan had behoren te berusten”. Hoe concreet de informatie moet zijn opgenomen in enig wettelijk voorschrift (een concreet rapport dat op grond van een wet bij een aanvraag moet worden gevoegd) zal moeten blijken.