Ontvangst verzoek om informatie
De verzoeken om informatie komen iedere dag, op verschillende manieren binnen bij de overheid. Het is van belang om te onderkennen welk wettelijk kader nu geldt voor de afhandeling van zo’n verzoek om informatie.
In beginsel is bij deze stap een taak weggelegd voor de contactpersoon die op grond van de Wet open overheid (Woo) moet worden aangewezen (artikel 4.7).
De weg voor het indienen van een regulier Woo-verzoek moet worden bekend gemaakt (artikel 3.3, eerste lid onder e). Wordt de verkeerde weg gehanteerd, dan lijkt de noodzaak te bestaan om de verzoeker de gelegenheid te geven om het gebrek te herstellen.
Waarborgen behoud documenten
Regulier Woo-verzoek?
Is sprake van een regulier Woo-verzoek dan is het verstandig de ontvangst daarvan goed vast te leggen en te bevestigen richting de verzoeker. Het moment van ontvangst is immers bepalend voor de periode waarbinnen:
- gesproken moet zijn over het preciseren van het verzoek (artikel 4.1, vijfde en zesde lid),
- moet zijn beslist (artikel 4.4, eerste lid),
- tot verdaging moet worden overgegaan (artikel 4.4, tweede lid),
- het overleg tot opdelen moet zijn gevoerd (artikel 4.2a),
- in beginsel misbruik moet zijn vastgesteld (artikel 4.6).
Geen Woo?
Onduidelijk verzoek?
Op de verzoeker rust de plicht om zijn verzoek duidelijk te formuleren. Hij moet de aangelegenheid omschrijven of het document dat hij wil hebben (artikel 4.1, eerste en vierde lid). Vooral bij het eerste – verzoeker omschrijft een aangelegenheid – is nogal eens sprake van een onduidelijk verzoek. De verzoeker heeft een bepaald beeld van de informatie die hij wil hebben maar de organisatie gebruikt misschien andere woorden, een andere rubricering etc.
Preciseringsverzoek
Dat vraagt om overleg. De Wet open overheid gaat er van uit dat dit overleg binnen twee weken na ontvangst van het verzoek wordt opgestart (artikel 4.1, vijfde lid). De hoop is natuurlijk dat dit overleg tot preciseren een positief resultaat oplevert. Dan gaat de procedure van het afhandelen van het verzoek verder. U doet er goed aan de uitkomst van het overleg goed vast te leggen. Zodoende is ook later in het proces duidelijk wat de omvang van de aanvraag is. U kunt dit doen door een en ander op te nemen in het uiteindelijke besluit.
Buiten behandeling laten
De Woo geeft een bevoegdheid aan het bestuursorgaan tot het buiten behandeling laten van het verzoek of het (gedeeltelijk) weigeren van het verzoek (artikel 4.1, zesde lid)
Bijzonder Woo-verzoek?
Informatie niet bij orgaan, maar had hier wel behoren te berusten?
Is het verzoek duidelijk dan moeten documenten worden verzameld. Daarbij is het goed om te weten dat het om alle vormen van gegevensdragers gaat. Niet alleen de hard-copy documenten, maar ook usb-sticks, harde schijven, WhatsApp-, sms- en andere elektronische berichten (beluister bijvoorbeeld deze podcast). Alles wat maar over de publieke taak gaat waar de organisatie verantwoordelijk voor is.
Belangrijk is dat informatie die er is ook gedurende het hele proces, tot aan de Raad van State wellicht, ook in die vorm wordt bewaard. Dat is onder de Woo zelfs wettelijk verplicht (artikel 4.1a). Dat iets er niet meer is zal dus nog strenger worden getoetst door de rechter dan onder de Wob (zie daarover deze annotatie).
In beginsel is alleen informatie die er fysiek is relevant. Soms kan het zijn dat informatie er wel ooit is geweest, en ook niet vernietigd had mogen worden, maar is het simpelweg niet meer vindbaar. Dat moet u uw best doen informatie alsnog te achterhalen (zie deze annotatie).
Informatie vorderen
Derde belanghebbende betrokken?
Als sprake is van een Woo-verzoek en duidelijk is op welke documenten het verzoek ziet, dan wordt ook duidelijk wie bij die documenten betrokken zijn. Te denken valt aan personen die betrokken zijn bij bepaalde correspondentie of bedrijven die onderwerp van gesprek zijn. Die personen en de vertegenwoordigers van die bedrijven zijn dan (derde-)belanghebbenden.
Zienswijze derde belanghebbende vragen
De (derde-)belanghebbenden kunnen bezwaar hebben tegen de openbaarmaking van de documenten waarbij zij betrokken zijn. Hen moet dan om een zienswijze worden gevraagd (artikel 4.4, derde lid).
In de praktijk wordt veelal een periode van twee weken gegund aan de belanghebbenden.
De ‘tussenstap’ van de zienswijze heeft gevolgen voor de verzoeker. De beslistermijn wordt immers opgeschort. Ook richting die partij is communicatie noodzakelijk.
De opschorting van de beslistermijn wegens de zienswijzeperiode eindigt na binnenkomst van de (laatste) zienswijze of na het verstrijken van de geboden zienswijzeperiode. Ook daarover moet zo spoedig mogelijk mededeling worden gedaan aan de verzoeker.
Termijn verdagen met 2 weken
Omdat een termijn van vier weken soms te kort blijkt, zeker als het gaat om heel veel documenten, complexe documenten of politiek-bestuurlijk gevoelige dossiers, wil het nog wel eens nodig zijn om de beslistermijn te verdagen. Hier voorziet artikel 4.4, tweede lid, van de Woo in.
U kunt de beslissing met ten hoogste twee weken verdagen, indien de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt. Van de verdaging wordt voor afloop van de eerste termijn schriftelijk gemotiveerd mededeling gedaan aan de verzoeker. Een verdaging is dus alleen mogelijk als de beslistermijn nog niet is verstreken en moet schriftelijk worden gemotiveerd.
Omvangrijk Woo-verzoek? Binnen 4 weken overleg over prioritering
Omdat in de praktijk soms sprake is van omvangrijke verzoeken, biedt de Woo de mogelijkheid om dan in overleg te treden met de verzoeker (artikel 4.2a). Dit overleg kan plaatsvinden als de omvang van het verzoek maakt dat van tijdige besluitvorming – de eerste vier weken zoals genoemd in artikel 4.4, eerste lid, van de Woo – niet mag worden uitgegaan.
De mogelijkheid van overleg, met als resultaat mogelijke opdeling van het verzoek, vormt een codificatie van rechtspraak onder de Wob (zie deze update). Het overleg moet zijn gericht op het verkrijgen van overeenstemming over het opdelen van het verzoek en de prioritering daarbij. De wens van de verzoeker staat daarbij voorop. Uiteindelijk beslist het bestuursorgaan (natuurlijk) hoe het gaat besluiten. Wordt overeenstemming bereikt dan doet u er goed aan, vergelijkbaar met de uitkomst van het overleg tot verduidelijking, een en ander goed vast te leggen in een tussentijds bericht.
Leidt het overleg niet tot overeenstemming dan zal niet-tijdige besluitvorming in de rede liggen. Alsdan kan, na een ingebrekestelling, een eventueel beroep niet-tijdig beslissen tegemoet worden gezien. Vaststelling van het traject dat u heeft doorlopen, zal ook in dat kader nuttig blijken in een verweer op het beroep niet-tijdig beslissen.
Beslissen
In de regel volgt op een Woo-verzoek – na de nodige procedurele stappen van preciseren, verdagen, zienswijze(n) vragen etc. – uiteindelijk een besluit. Met het besluit wordt uiteengezet op welke wijze het verzoek is behandeld en beoordeeld.
Als eenmaal duidelijk is wat wordt verzocht en welke documenten beschikbaar zijn, volgt het proces van beoordelen. Want de Woo vraagt niet om het onverkort openbaar maken van informatie. Er kunnen namelijk belangen spelen die zwaarder moeten of kunnen wegen dan het belang van openbaarheid. Die belangen staan limitatief opgesomd in hoofdstuk 5 van de Woo. En verzoek om informatie wordt ingewilligd met inachtneming van hoofdstuk 5 (artikel 4.1, zevende lid). Dat betekent dus dat alleen daarin een reden kan zijn gelegen om informatie niet te verstrekken.
Dit betekent onder meer dat de hoeveelheid werk dus geen reden is om een verzoek niet te behandelen of zelfs af te wijzen. Ook de onjuistheid of de gedateerdheid van de informatie kan geen reden vormen om informatie niet te geven. Onder de Woo is zelfs een plicht opgenomen om bekendheid met onvolledigheid of onjuistheid te vermelden bij verstrekking (artikel 2.4, vijfde lid). De documenten moeten gewoonweg daadwerkelijk worden bekeken en beoordeeld.
